Tag Archives: inventaris

Post

Kendalikan Inventaris Anda

Posted on June 7, 2013 in StartUp by rumahbanbekas

Kendalikan Inventaris Anda

Akan menuju kemana sebuah perusahaan pakaian yang tidak memiliki stock pakaian? Sebuah toko supply otomotif yang tidak memiliki spare-part otomotif? Sebuah perusahaan komputer yang tidak memiliki komputer?

Tentu saja, tidak akan kemana-mana. Karena itulah, memahami dan mengatur inventarisasi anda itu adalah salah satu faktor paling kritis di dalam kesuksesan bisnis.

Tapi tetap saja, banyak pengusaha yang tidak bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar misalnya, “Item-item mana saja yang paling banyak terjual dan mana yang tidak laku?” dan “Seberapa sering terjadi perputaran inventarisasi?”

Jangan melakukan kesalahan ini. Ahli pendidikan manajemen Ashok Rao percaya bahwa perusahaan bisa meningkatkan profitabilitas mereka sebanyak 20 sampai 50 persen atau lebih melalui manajemen inventarisasi yang teliti.

Pengontrolan Inventaris

Ada banyak hal mengenai pengontrolan inventarisasi selain sekedar membeli produk-produk baru. Anda harus tahu apa yang akan dibeli, kapan membelinya dan berapa banyak.

Anda juga perlu melacak inventarisasi anda—entah secara manual atau menggunakan komputer—dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk memperlancar proses pembelian anda.

Para pengusaha startup itu berada pada suatu kelemahan saat tiba waktunya untuk mengontrol inventarisasi, kata Rao. “Mereka mungkin belum memiliki jenis sistem yang tepat untuk mengatur inventarisasinya. Mereka belum memiliki jenis skill yang tepat untuk mengatur inventarisasi. Mereka tidak tahu cara untuk memelihara inventarisasi mereka, dan terkadang harus membeli dalam jumlah yang lebih besar dibanding jumlah yang sebenarnya mereka inginkan atau butuhkan.”

Menjaga Inventaris yang Cukup

Stock dasar dari bisnis anda seharusnya menyediakan suatu keragaman produk yang wajar dan seharusnya cukup besar untuk menutupi tuntutan-tuntutan penjualan normal dari bisnis anda.

Karena anda belum memiliki jumlah penjualan aktual dan persediaan dari tahun-tahun sebelumnya untuk memandu anda selama masa startup, maka anda harus memproyeksikan penjualan tahun pertama anda berdasarkan bisnis plan anda.

Saat mengkalkulasi persediaan dasar, anda juga harus memperhitungkan jangka waktu antara pemesanan kembali dan mendapatkan suatu produk.

Misalnya, jika jangka waktu tersebut adalah empat minggu dan suatu barisan produk tertentu itu terjual 10 unit per minggu, maka anda harus memesan kembali sebelum level persediaan dasar berada di bawah angka 40 unit.

Jika anda tidak memesan kembali sampai anda benar-benar membutuhkan persediaan, maka anda jadi harus menunggu selama empat minggu tanpa memiliki produk.

Persediaan yang kurang akan menyebabkan anda kehilangan penjualan dan harus mengembalikan pesanan-pesanan yang akan menyita waktu anda. Kehabisan bahan mentah atau bagian-bagian tertentu yang sangat penting bagi proses bisnis anda berarti akan meningkatkan biaya operasional juga.

Para karyawan anda akan mendapatkan bayaran untuk menganggur karena tidak ada pekerjaan untuk mereka kerjakan; saat inventarisasi akhirnya masuk, mereka akan dibayar lembur untuk menutupi kerugian jangka waktu produksi.

Di sebagian situasi, anda bahkan bisa berakhir dengan membeli persediaan darurat dengan harga yang lebih tinggi. Salah satu cara untuk melindungi anda dari kesalahan-kesalahan tersebut adalah dengan membangun suatu margin pengaman ke dalam angka-angka persediaan dasar.

Untuk mencari tahu margin pengaman yang tepat bagi bisnis anda, cobalah untuk memikirkan semua faktor luar yang bisa berkontribusi terhadap penundaan, misalnya supplier yang cenderung untuk terlambat atau barang-barang yang sedang dikirim melalui laut.

Begitu anda sudah berada di dalam bisnis untuk beberapa lama, maka anda akan memiliki suatu perkiraan yang lebih baik mengenai jangka waktu pengiriman dan akan menjadi lebih mudah untuk menghitung margin pengaman anda.

Menghindari Persediaan yang Berlebihan

Menghindari persediaan yang berlebihan itu terutama penting bagi pemilik perusahaan dengan barisan produk musiman, misalnya pakaian, assesoris rumah, dan item-item liburan dan hadiah. Produk-produk ini memiliki “masa hidup” yang singkat dan sulit untuk dijual begitu sudah tidak trend lagi.

Para pengusaha yang lebih banyak menjual produk-produk yang tidak terbatas waktu, misalnya peralatan pipa, perabotan kantor atau produk-produk otomotif, punya lebih banyak kelonggaran karena butuh waktu lebih lama bagi item-item ini untuk menjadi usang.

Namun, apapun bisnis anda, persediaan yang berlebihan itu seharusnya dihindari. Akan membutuhkan biaya tambahan untuk overhead, pelayanan hutang terhadap pinjaman-pinjaman untuk membeli persediaan yang berlebihan, pajak property personal tambahan untuk persediaan yang belum terjual dan meningkatkan biaya asuransi.

Seorang konsultan merchandise memperkirakan bahwa rata-rata membebani retailer antara 20 sampai 30 persen dari investasi persediaan original hanya untuk mempertahankannya. Membeli persediaan yang berlebihan itu juga mengurangi likwiditas anda—sesuatu yang seharusnya dihindari.

Pertimbangkan contoh mengenai sebuah retailer supply otomotif yang mendapatkan kesempatan untuk membeli 1.000 galon antifreeze dengan suatu diskon yang sangat besar. Jika membeli antifreeze dan ternyata musim dingin ringan, maka yang akan dia dapat hanyalah 1.000 galon antifreeze.

Meski dia tahu bahwa dia bisa menjual antifreeze tersebut selama musim dingin berikutnya, tapi persediaan tersebut tetap memakan ruang di dalam gudangnya selama satu tahun penuh—ruang yang bisa di gunakan untuk produk-produk yang lebih menguntungkan.

Saat anda memiliki persediaan yang berlebihan, maka reaksi alami anda mungkin adalah menurunkan harga dan menjualnya secepat mungkin. Meski cara ini menyelesaikan masalah persediaan yang berlebihan, tapi itu juga mengurangi jumlah pengembalian anda terhadap investasi.

Proyeksi finansial anda mengasumsikan bahwa anda akan mendapatkan harga penuh untuk semua barang dagangan anda. Jika anda memotong harga sebanyak 15 sampai 25 persen hanya agar bisa menyingkirkan persediaan yang berlebihan, berarti anda telah kehilangan uang yang sudah anda perhitungkan di dalam bisnis plan anda.

Sebagian pengusaha pemula bereaksi terhadap persediaan yang berlebihan dengan menjadi sangat berhati-hati terhadap pemesanan stock mereka berikutnya. Namun, ini menempatkan anda pada resiko untuk mengalami kekurangan persediaan.

Untuk menghindari persediaan yang menumpuk, tetapkan suatu margin pengaman yang realistis dan pesan hanya apa yang anda yakin anda bisa menjualnya.

Inventaris dan Cash Flow

Masalah-masalah cash-flow itu adalah sebagian dari kesulitan paling umum yang dihadapi bisnis-bisnis kecil, dan semua itu biasanya adalah adalah tanda-tanda awal dari masalah finansial serius yang akan segera muncul.

Menurut ahli pendidikan manajemen Ashok Rao, mencoba meningkatkan jumlah uang dalam bentuk inventaris itu bisa sangat merusak suatu cash-flow dari perusahaan kecil. Agar bisa mengontrol inventaris dengan efektif, prioritaskan kebutuhan-kebutuhan inventaris anda.

Sekilas mungkin tampak bahwa item-item yang paling mahal di dalam inventaris anda itu seharusnya adalah yang paling banyak mendapat perhatian. Tapi dalam realitas, item-item yang lebih murah dengan rasio perputaran yang lebih tinggi itu memiliki suatu efek yang lebih besar terhadap bisnis anda dibanding item-item yang lebih mahal.

Jika anda fokus hanya pada item-item yang bernilai tinggi, maka anda beresiko untuk kehabisan produk-produk dengan harga yang lebih rendah yang lebih berkontribusi terhadap keuntungan anda.

Bagi setiap material ke dalam kelompok A, B dan C, tergandung dari dampak keuntungan yang mereka berikan pada perusahaan (bukan harga aktualnya). Maka kemudian anda bisa menambah persediaan untuk item-item A sambil menjaga item-item B dan C pada tingkat yang lebih bisa diatur. Ini dikenal sebagai pendekatan ABC.

Seringkali, sebanyak 80 persen dari penghasilan suatu perusahaan itu berasal dari hanya 20 persen produk. Perusahaan yang menghormati “kaidah 80-20” ini memfokuskan usaha mereka pada item-item kunci yang terdapat di dalam 20 persen tersebut.

Para ahli umumnya setuju bahwa adalah suatu kesalahan untuk mengatur semua produk dengan sikap yang sama. Begitu anda memahami item-item mana yang paling penting, maka anda akan mampu untuk menyeimbangkan kebutuhan-kebutuhan dengan biaya-biaya, hanya menyimpan suatu item sebanyak yang anda butuhkan.

Selain itu, adalah suatu ide yang bagus juga untuk menurunkan tingkat penahanan inventaris anda, mempertahankan kuantitas-kuantitas yang lebih kecil untuk suatu item di dalam inventaris dalam jangka waktu yang lebih singkat dibanding menjaga dalam jumlah yang lebih besar untuk jangka waktu yang panjang.

Pertimbangkan untuk memesan item lebih sedikit tapi melakukannya lebih sering.

Melacak Intentaris

Suatu sistem pelacakan inventaris yang bagus akan memberi tahu anda item mana saja yang masih berada di dalam stock, mana yang sedang dipesan, kapan pesanan tersebut tiba dan mana yang sudah anda jual.

Dengan suatu sistem seperti itu, anda bisa merencanakan pembelian secara cerdas dan segera mengetahui item-item yang bergerak cepat dan perlu anda pesan kembali serta item-item yang bergerak lambat yang seharusnya anda kurangi atau promosikan secara khusus.

Anda bisa membuat sistem pelacakan inventaris anda sendiri atau meminta akuntan anda untuk membuatkannya.

Sistem-sistem tersebut bervariasi menurut jumlah inventaris yang ditampilkan, jumlah stock cadangan yang diperlukan, keragaman merchandise dan jumlah item yang secara rutin dipesan ulang dibanding item-item baru atau pembelian satu kali saja.

Sebagian retailer melacak inventarisnya menggunakan suatu sistem label manual, yang bisa di update secara harian, mingguan atau bahkan bulanan. Dalam suatu sistem label manual, anda mengambil label-label harga dari produk saat produk tersebut terjual.

Kemudian anda melakukan cross-check label-label tersebut dengan inventaris fisik untuk mencari tahu apa saja yang sudah anda jual. Misalnya, sebuah toko sepatu retail bisa menggunakan sistem label untuk membuat suatu grafik bulanan yang menunjukkan angka penjualan menurut barisan produk, merek dan gaya.

Pada bagian atas dari grafik, dia akan membuat daftar berbagai barisan produk, dan pada margin kiri bawah, berbagai nama merek dan gaya.

Pada space-space kolom persilangan, dia akan menandai berapa banyak masing-masing merek yang sudah terjual, dalam gaya dan warna apa, apakah sepatu tersebut di discount atau tidak, dan informasi lainnya yang relevan.

Sistem-sistem pengontrol keuangan menunjukkan biaya dan margin keuntungan kotor pada masing-masing item inventaris. Sebuah metode dasar untuk mengontrol keuangan dimulai pada mesin kasir, nota penjualan yang melisting produk, kuantitas yang terjual dan harga.

Anda bisa membandingkan nota penjualan tersebut dengan nota pengiriman untuk menentukan margin keuntungan kotor dari suatu item tertentu. Anda juga bisa menggunakan program untuk melacak inventaris menurut jenis, biaya, volume dan keuntungan.

Sistem-sistem unit kontrol menggunakan berbagai metode mulai dari mengawasi rak-rak pajangan sampai yang menggunakan bin ticket—kartu-kartu kecil yang ditempelkan pada setiap jenis produk yang melisting jumlah stock, deskripsi, kuantitas maksimun dan minimum yang di stock, harga (dalam kode), harga jual dan informasi lain yang ingin anda sertakan.

Komputerisasi Pengontrolan Inventaris

Meski metode-metode manulai itu mungkin memiliki tempatnya sendiri, tapi sebagian besar pengusaha saat ini merasa bahwa komputerisasi itu memberikan mereka informasi yang lebih banyak dengan usaha yang lebih sedikit.

Software program-program inventaris yang ada di pasaran saat ini membuat anda bisa melacak penggunaan, memonitor perubahan-perubahan di dalam unit-unit biaya, menghitung kapan saatnya anda perlu kembali memesan, dan menganalisa level inventaris pada basis item per item.

Anda bahkan bisa mengembangkan analisa ABC awal anda untuk menyertakan margin keuntungan per item. Bahkan, banyak ahli yang mengatakan bahwa program-program komputer saat ini telah mengubah aturan-aturan analisa ABC.

Dengan mempercepat proses pengontrolan inventaris, komputer membuat anda bisa menghabiskan lebih banyak waktu untuk produk A anda agar bisa semakin meningkatkan profitabilias anda. Anda bahkan bisa mengontrol inventaris secara lansung pada mesin kasir dengan suatu software sistem point-of-sale (POS).

Software POS mencatat setiap penjualan begitu terjadi, sehingga data-data inventaris anda selalu up-to-date. Bahkan, anda bisa mendapatkan lebih banyak lagi informasi tentang penjualan dibanding yang bisa anda kumpulkan dengan suatu sistem manual.

Dengan membuat laporan-laporan berdasarkan informasi ini, anda bisa membuat keputusan-keputusan yang lebih baik mengenai pesanan dan barang dagangan. Dengan suatu sistem POS:

  • Anda bisa menganalisa data penjualan, mencari tahu apa seberapa baik item-item yang ada di rak pajangan terjual, dan menyesuaikan level pembelian menurut informasi tersebut.
  • Anda bisa mencatat sejarah penjualan untuk membantu menyesuaikan keputusan-keputusan pembelian anda untuk pembelian trend-trend musiman.
  • Anda bisa meningkatkan akurasi harga dengan mengintegrasikan scanner-scanner bar-code dan kemampuan autorisasi kartu kredit dengan sistem POS.

Ada banyak software sistem POS populer yang membuat anda bisa menggunakan berbagai peralatan tambahan di tempat-tempat pembayaran anda, termasuk electronic cash drawers, bar-code scanners, credit card readers, dan receipt atau invoice printers.

Paket-paket POS seringkali di integrasikan dengan modul-modul akunting, termasuk general ledger, accounts receivable, accounts payable, purchasing, dan inventory control systems. Intinya, suatu sistem POS itu adalah sebuah cara all-in-one untuk mengatur cash flow dari bisnis anda.

Fitur-fitur yang perlu dipertimbangkan di dalam sebuah sistem POS itu antara lain sebagai berikut:

  • Mudah digunakan. Carilah software dengan interface yang user-friendly.
  • Mencatat informasi penjualan. Sebagian besar sistem mengijinkan anda untuk memasukkan kode inventaris secara manual maupun otomatis melalui suatu bar code scanner. Begitu kode inventaris sudah dimasukkan, sistem akan menampilkan harga penjualan atau harga standard, menghitung harga pada berbagai kuantitas dan menyediakan suatu jumlah total. Banyak sistem yang akan memudahkan anda untuk memasukkan informasi penjualan secara manual saat diperlukan dengan membolehkan anda untuk mencari kode inventaris berdasarkan sebagian angka, deskripsi, kode produksi atau vendor dari merchandise tersebut.
  • Pricing. Sistem-sitem POS umumnya menawarkan berbagai cara untuk melacak harga, termasuk penambahan jumlah, persentase dari biaya, persentase margin dan rumus-rumus tertentu. Misalnya, jika anda menyediakan discount volume, maka anda bisa menetapkan harga kelipatan untuk masing-masing item.
  • Memperbarui informasi produk. Begitu suatu penjualan dimasukkan, sistem-sistem ini secara otomatis akan memperbarui inventaris dan record-record account receivable.
  • Pilihan-pilihan pelacakan penjualan. Bisnis yang berbeda mendapatkan bayaran dengan cara yang berbeda. Misalnya, toko-toko perbaikan atau jasa seringkali membiarkan invoice tetap terbuka sampai pekerjaan selesai, jadi mereka membutuhkan suatu sistem yang mengijinkan mereka untuk menunda penjualan.
  • Keamanan. Di dalam retail, penting untuk mengontrol kwitansi penerimaan secara ketat agar bisa menghindari pencurian. Sebagian besar sistem menyediakan berbagai cara untuk mengaudit sehingga anda bisa melacak setiap masalah.
  • Pajak. Banyak sistem POS yang bisa mendukung berbagai tingkat pajak, yang akan bermanfaat jika anda menjalankan suatu bisnis mail order atau online dan perlu berurusan dengan pajak di lebih dari satu wilayah.

Mungkin cara paling bermanfaat yang diberikan sistem POS untuk membantu anda agar bisa mengontrol bisnis dengan lebih baik adalah melalui fitur-fitur pelaporan mereka.

Anda bisa membagi-bagi data penjualan ke dalam berbagai cara untuk menentukan produk apa saja yang paling banyak terjual pada waktu kapan, dan mencari tahu semuanya mulai dari cara-cara optimal untuk mengatur rak-rak pajangan, sampai promosi-promosi apa yang paling efektif, dan kapan waktunya untuk mengubah promosi-promosi musiman.

Kemampuan-kemampuan untuk membuat laporan yang tersedia di dalam program-program POS itu antara lain penjualan, biaya dan keuntungan menurut masing-masing item inventaris, atau menurut kategori untuk hari, bulan dan tahun tertentu.

Laporan-laporan khusus bisa menyertakan penjualan per jam untuk hari tertentu pada bulan apapun. Anda juga bisa membuat berbagai format untuk invoice, laporan-laporan akunting dan label-label harga. Selain berbagai laporan disertakan juga day-end cash reconciliation work sheets dan manajemen inventaris.

Amati berbagai paket POS untuk melihat mana yang paling bisa memenuhi semua kebutuhan anda.

Setiap bisnis itu unik; anda mungkin menemukan bahwa tidak satupun sistem off-theshelf yang bisa memenuhi semua persyaratan anda. Tersedia paket-paket POS untuk industri spesifik—untuk toko-toko bengkel otomotif, salon kecantikan dan kuku, toko rental video, dry cleaner dan lain-lain.

Selain itu, sebagian pembuat sistem POS akan menyesuaikan software mereka dengan kebutuhan-kebutuhan anda.

Perputaran Inventaris

Saat anda sudah mengganti 100 persen dari inventaris original anda, berarti anda sudah melakukan “perputaran” inventaris anda.

Jika anda memiliki, secara rata-rata, suatu supply inventaris 12 minggu dan memutarkannya sebanyak 4 kali setahun, siklus penghitungan ditambah siklus pemesanan ditambah siklus pengiriman sama dengan periode kebutuhan anda. Jika di ekspresikan sebagai suatu persamaan, maka akan menjadi:

Siklus penghitungan + Siklus pemesanan + Siklus pengiriman
= Periode kebutuhan

Misalnya, katakanlah anda memutuskan untuk menghitung inventaris satu kali setiap empat minggu (siklus penghitungan). Untuk menyelesaikan tugas-tugas administrasi dan melakukan pemesanan kepada vendor anda membutuhkan waktu dua minggu (siklus pemesanan).

Pesanan tersebut membutuhkan waktu enam minggu untuk sampai di tempat anda (siklus pengiriman). Berarti, anda membutuhkan waktu selama 12 minggu untuk inventaris dari hari pertama siklus penghitungan agar bisa tetap beroperasi sampai merchandise anda tiba.

Anda bisa meningkatkan perputaran inventaris anda jika anda lebih sering menghitung inventaris—setiap dua minggu dari pada setiap empat minggu—dan bekerja sama dengan supplier anda untuk meningkatkan efisiensi pengiriman.

Cara-cara alternatif untuk mendistribusikan barang dagangan ke toko bisa menghemat siklus pengiriman menjadi tiga minggu, yang bisa menghemat kebutuhan-kebutuhan inventaris menjadi enam minggu. Sebagai hasilnya, perputaran inventaris bisa ditingkatkan dari empat kali setahun menjadi enam kali setahun.

Akuntansi Inventaris

Jika anda mau menyediakan waktu beberapa menit untuk mempertimbangkan inventaris, bagaimana anda account anda untuk inventaris tersebut, dan pajak yang harus anda bayarkan, maka anda tidak akan pernah lagi mempertanyakan kebutuhan akan seorang akuntan.

Namun, penting bagi setiap pengusaha untuk memiliki suatu pemahaman dasar mengenai akuntansi inventaris, sekalipun jika anda bergantung pada akuntan anda untuk menghitung angka-angka aktualnya.

Ada dua metode yang digunakan untuk menaksir inventaris:

Metode  last in, first out (LIFO) mengasumsikan bahwa anda lebih dulu akan menjual inventaris yang terakhir kali di beli.

Misalnya, katakanlah satu tahun yang lalu anda membeli kipas angin seharga $30 per unit. Seminggu yang lalu, anda kembali banyak membeli kipas angin, tapi sekarang harganya telah meningkat menjadi $50 per unit.

Dengan menggunakan metode LIFO, anda lebih dulu menjual kipas angin yang berharga $50 ke konsumen anda, yang membuat anda bisa menyimpan unit-unit yang lebih murah (dalam hal biaya inventaris) di dalam stock.

Kemudian, saat anda harus menghitung nilai inventaris untuk tujuan pajak, LIFO mengijinkan anda untuk menilai inventaris yang tersisa (kipas seharga $30) yang jauh lebih murah dibanding kipas angin $50, sehingga pajak yang anda bayarkan jadi lebih kecil.

Metode first in, first out (FIFO) adalah metode tradisional yang digunakan oleh sebagian besar bisnis sebelum inflasi menjadi umum. Dengan metode ini, barang-barang yang pertama kali anda terima adalah yang pertama kali anda jual. Di bawah metode ini, nilai inventaris anda berada pada harganya yang paling terbarunya.

FIFO itu biasanya digunakan selama periode inflasi yang relatif rendah karena inflasi yang tinggi dan peningkatan biaya penggantian cenderung untuk membelokkan angka-angka akuntansi inventaris.

LIFO menetapkan nilai inventaris anda berdasarkan pada kuantitas terbaru yang diterima, sedangkan FIFO menetapkan nilai inventaris anda berdasarkan item-item tertua yang ada di dalamnya. Anda bisa menggunakan kontrol rupiah atau kontrol unit dengan metode ini.

Sesuaikan sistem anda dengan kebutuhan-kebutuhan anda, berdasarkan rekomendasi dari akuntan anda.

Membeli Inventaris

Sistem pengontrol inventaris anda akan memberi tahu anda kapan waktunya untuk membeli inventaris pengganti, apa yang harus dibeli (dan apa yang tidak perlu dibeli), serta berapa banyak anda harus membelinya.

Open-to-buy adalah jumlah budget yang tersedia untuk pembelian inventaris pada suatu periode tertentu—biasanya satu, tiga atau empat bulan.

Karena anda adalah sebuah startup yang belum memiliki kinerja masa lalu untuk memandu anda, berarti anda harus menghitung open-to-buy dengan cara menentukan angka penjualan kasar dari ongkos penyimpanan kelebihan stock yang harus anda bayar dan biaya-biaya lain.

Bisnis plan anda seharusnya memberikan anda suatu petunjuk mengenai level-level stock dasar dan volumen penjualan bulanan atau musiman yang perlu anda miliki selama masa startup.

Setelah bisnis anda berjalan selama beberapa bulan sampai satu tahun, barulah sistem kontrol inventaris anda akan menyediakan informasi ini.

Supplier

Supplier itu essensial bagi semua bisnis retail. Tergantung dari pemilihan inventaris anda, mungkin anda memerlukan beberapa supplier.

Terkadang supplier akan menghubungi anda melalui sales representative, tapi seringkali, terutama saat anda baru memulai, anda akan perlu mencarinya sendiri—entah di pameran-pameran perdagangan, showroom dan konvensi wholesale, atau melalui direktori pembeli, kontak-kontak industri, business-to-business Yellow Pages dan jurnal-jurnal atau website perdagangan.

Supplier bisa dibagi ke dalam empat kategori umum:

  1. Produsen. Sebagian besar retailer akan membeli melalui perwakilan indenpenden atau  perusahaan penjual yang mengurusi barang-barang dagangan dari berbagai macam perusahaan. Harga dari sumber-sumber ini biasanya lebih rendah, kecuali lokasi retailer membuat biaya pengiriman menjadi mahal.
  2. Distributor. Juga dikenal sebagai wholesaler, broker atau jobber, distributor itu membeli dalam kuantitas besar dari beberapa produsen dan gudang barang-barang untuk dijual ke retailer. Meski harga mereka lebih tinggi dibanding produsen, tapi mereka bisa melayani pesanan-pesanan dalam jumlah kecil dari berbagai produsen. (Sebagian produsen menolak untuk melayani pesanan-pesanan kecil). Biaya angkut yang lebih rendah dan waktu pengiriman yang lebih cepat dari distributor terdekat seringkali di imbangi dengan harga per item yang lebih tinggi.
  3. Pengrajin independen. Distribusi yang eksklusif untuk kreasi-kreasi unik itu seringkali di tawarkan oleh pengrajin independen, yang menjual barang kerajinannya melalui perwakilan pejual atau di pameran-pameran perdagangan.
  4. Sumber-sumber import. Banyak retailer yang membeli produk-produk asing dari sebuah pengimport domestik, yang beroperasi mirip seperti seorang wholesaler domestik. Atau, tergantung dari familiaritas anda dengan sumber-sumber luar negeri, anda mungkin ingin menjelajah lebih jauh untuk membeli barang dagangan.

Berurusan Dengan Supplier

Kehandalan adalah faktor kunci yang perlu di cari di dalam supplier. Supplier yang bagus akan mengarahkan anda ke item-item hot-selling, meningkatkan penjualan anda.

Jika anda membangun sebuah hubungan yang bagus dan bisnis anda menguntungkan bagi mereka, maka supplier akan mau untuk menjamin anda saat konsumen anda membuat tuntutan-tuntutan yang sulit.

Tapi ingat, bahwa supplier itu berada di dalam bisnis untuk menghasilkan uang. Jika anda selalu terlambat membayar tagihan, meminta mereka untuk mengurangi harga dari semua yang mereka jual pada anda, atau tidak membayar tagihan anda, maka jangan heran jika mereka tidak mau lagi menghubungi anda.

Sebagai pemilik sebuah bisnis baru, anda tidak bisa berharap untuk mendapat jenis perhatian yang sama seperti yang di dapat oleh bisnis-bisnis yang sudah ada sejak lama. Namun, seiring waktu, anda bisa mengembangkan hubungan kerja yang akan menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Begitu anda sudah memiliki daftar kemungkinan supplier, mintalah quote atau proposal, lengkap dengan harga, discount yang tersedia, syarat-syarat pengiriman dan faktor-faktor penting lainnya.

Jangan cuma mempertimbangkan syarat-syaratnya; selidiki juga kondisi finansial dari calon supplier. Dan mintalah referensi para konsumen mereka; hubungi para konsumen ini dan cari tahu seberapa baik kinerja dari supplier tersebut.

Jika terdapat suatu masalah, tanyakan secara detil mengenai cara masalah tersebut diselesaikan. Setiap hubungan pasti akan menemui masalah; kuncinya adalah dengan mengetahui bagaimana masalah tersebut diatasi.

Apakah supplier tersebut cepat tanggap dan bersikap terbuka dalam menyelesaikan masalah, atau defensif dan tidak kooperatif?

Bersikaplah terbuka, santun dan tegas dengan supplier anda, maka mereka akan merespon dengan baik. Katakan pada mereka apa yang anda perlukan dan kapan anda memerlukannya. Miliki suatu pemahaman yang spesifik mengenai biaya total, dan harapkan pengiriman sesuai jadwal.

Teruslah berkomunikasi dengan para supplier anda tentang kemungkinan-kemungkinan penundaan, penggantian-penggatian potensial untuk berbagai material dan barisan produk, kualitas produksi, peningkatan produk atau pengenalan-pengenalan produk baru dan potensi-potensi penghematan.

Para supplier seringkali menetapkan suatu jumlah pesanan minimum untuk merchandise, dan jumlah minimum ini mungkin lebih tinggi untuk pesanan pertama agar bisa menutupi biaya pengaturan sebuah account toko baru. Sebagian supplier juga menuntut suatu jumlah item minumum per order.

Perencanaan Pembayaran

Meski penyedia layanan umumnya akan menagih anda tanpa mengharuskan referensi kredit, tapi para supplier peralatan dan merchandise itu umumnya lebih berhati-hati.

Karena anda baru memulai bisnis, maka anda belum bisa memberikan mereka referensi perdagangan, dan bank anda mungkin belum mau memberikan anda rating kredit jika rekening anda baru saja dibuka.

Jika supplier anda itu kecil, maka sikap anda dalam menampilkan diri itu penting dalam menetapkan kredit. Anda mungkin akan merasa lebih sulit untuk berurusan dengan sebuah supplier besar. Kunjungan pribadi ke supplier tersebut akan mempercepat penerimaan terhadap anda.

Tunjukkan laporan-laporan finansial anda dan sebuah deskripsi mengenai prospek anda untuk kesuksesan di dalam bisnis baru anda.

Tapi jangan pernah memikirkan untuk menggelembungkan laporan-laporan finansial anda untuk menutupi suatu kekurangan di dalam referensi. Ini adalah sebuah tindak pidana dan bisa di deteksi dengan mudah oleh sebagian besar menejer kredit.

Sebagian supplier akan menempatkan anda di dalam suatu basis c.o.d selama beberapa bulan, untuk mengetahui bahwa jika anda kekurangan modal, maka anda akan segera menemui berbagai masalah dengan metode pembayaran ini.

Begitu anda sudah lulus test ini, mereka akan menerbitkan line of credit untuk anda. Ini menciptakan suatu referensi kredit valid yang bisa anda tunjukkan pada supplier-supplier baru sampai lembaga-lembaga perkreditan mengumpulkan data yang cukup mengenai bisnis anda untuk menyetujui anda bagi para supplier.

Supplier umumnya beroperasi pada suatu basis kredit perdagangan saat berurusan dengan bisnis-bisnis lain. Ini biasanya berarti bahwa saat anda ditagih untuk suatu produk atau jasa, maka anda memiliki suatu periode kelonggaran tertentu sebelum batas waktu pembayaran berakhir (biasanya 30 hari). Selama periode ini supplier tidak akan mengenakan bunga.

Perimbangkan semua biaya, discount dan kelonggaran sebelum memutuskan apakah anda akan membeli suatu item. Selalu perhitungkan berapa biaya penempatan terakhir untuk setiap item.

Discount paling umum itu diberikan untuk pembayaran awal; banyak supplier yang juga memberikan discount untuk pembayaran dalam bentuk tunai.

Jika bisa, pastikan anda menetapkan pada semua pesanan bagaimana barang-barang tersebut akan dikirimkan sehingga barang-barang tersebut akan sampai dengan cara yang lebih murah.

Terkadang, para supplier akan memberikan discount untuk pembelian dalan jumlah besar, biasanya sebagai kelonggaran pengangkutan untuk pembelian merchandise dalam jumlah tertentu.

Sebagian supplier meminta suatu peningkatan jumlah persentase dalam biaya pengangkutan saat penanan dari retailer meningkat; sedangkan yang lain hanya meminta seluruh biaya angkut untuk pembelian dalam suatu jumlah minimum.

Jika anda memesan merchandise dari supplier yang jauh, biaya kirim bisa mencapai lebih dari 10 persen dari harga merchandise anda. Tanyakan apa kebijakan biaya pengiriman dari supplier sebelum memesan, dan pastikan pesanan tersebut cukup besar untuk mengimbangi biaya pengiriman.

Menjadi familiarlah dengan prioritas pemenuhan pesanan dari masing-masing supplier anda. Sebagian supplier akan memenuhi pesanan pada basis first-in, first-out; sedangkan yang lain memberikan prioritas pada pesanan-pesanan dalam jumlah yang lebih besar sedangkan para konsumen dengan pesanan yang lebih kecil akan menunggu.

Sehingga, sebagian besar retailer akan menetapkan suatu tanggal pembatalan pada pesanan-pesanan mereka. Dengan kata lain, setiap barang yang dikirimkan setelah tanggal tersebut akan dikembalikan ke supplier.

Dengan menentukan batas waktu pengiriman, anda bisa meningkatkan peluang bagi pesanan anda untuk segera dikirimkan dan tiba tepat waktu. Pastikan anda mendapatkan jumlah dan jenis merchandise yang tepat, dan pastikan kualitasnya sama dengan sample-sample yang ditunjukkan kepada anda.